为加强我院办公设备的规范化管理，完善管理制度，进一步提高使用效率，预防资源浪费和财产损失，确保全院教学、科研等活动顺利进行，按照上级有关规定和我院相关文件精神，特制定本办法。

 

一、办公设备的范围

 

第一条  本办法所称办公设备是指办公和公务用的通用性设备。包括行政、办公仪器设备、通讯工具、家具等下列各种设备：

（一）电话、传真机、对讲机等通讯工具。

（二）微型计算机、打印机、扫描仪等数据处理设备。

（三）复印机、速印机、碎纸机等文件处理设备。

（四）照相机、摄像机、电视机等影视设备。

（五）录音机、DVD、投影仪等视听设备。

（六）办公桌椅、文件柜、会议桌等办公家具。

（七）用于行政办公辅助工作的相关软件。

第二条  凡属下列情形的均属我院办公设备：

（一）以学院经费购置的。

（二）院内各类公有资金（包括各单位创收经费）购置的。

（三）院外组织、单位或个人赠送给我院及我院内部单位的。

 

二、办公设备的采购与管理

 

第三条  实行“统一领导、分级管理、管用结合、服务为本”的管理原则，采取二级管理方式。我院所有办公设备由院长办公室归口管理，负责办公设备的统一调配，各系（院）、各部门指定专人担任设备管理员，负责本单位办公设备管理的相关购置、调拨、维修、报失、报废等工作。

第四条  各系（院）、各部门因工作需要申购办公设备单价大于或等于500元的，须先填报《钟山职业技术学院办公设备申购表》，报主管部门审核，经主管院长审批后方可购买。

第五条  各系（院）、各部门办公设备的采购，应严格按照审批程序办理。采购经费按照财务部门的相关规定列支。凡采购金额大于10万元的，按照《钟山职业技术学院招投标办法》实行统一采购。

第六条  因技术性能特殊情况，部分设备需请外单位加工制作的，必须经主管部门同意。凡不经主管部门审批，擅自请外单位加工制作的，由责任单位或个人自行负责，主管部门不予审批。

第七条  加强对软件投资的管理，用于行政办公辅助工作的相关软件，如确实需要采购的，须经过论证，同办公设备一样入库建账登记，不得将软件据为个别单位或个人所有。

 

三、办公设备验收与帐务管理

 

第八条  新购置的办公设备，一般应由主管部门与使用单位共同验收。经主管部门委托的，由使用单位自行验收。如在验收过程中发现问题，经办人应做好记录，并及时办理退、换、赔等手续。

第九条  由本院购置的办公设备，包括由外单位赠送、或由本院自制的各类设备，均应登记入帐。新购置办公设备由经办人持发票到主管部门入帐，开具入库单，再凭发票和入库单到财务处办理报销手续。由外单位赠送、或由本院自制的，由经办人向主管部门自行申报登记入帐。

第十条  实行二级帐目制度。院长办公室设置办公设备总帐，各系（院）、各部门建立分户帐，各单位资产设备管理员作为分户帐责任人，严格按照要求对所有设备进行详细登记（设备名称、型号、规格、单价、购进日期、存放地点、设备分类号等）。

 

四、办公设备的领用与管理

 

第十一条  分配到各单位的办公设备，由各单位资产管理员到主管部门办理领用手续。

第十二条  各单位的办公设备由本单位资产管理员负责管理，存放仓库的设备，由仓库保管员负责管理。

第十三条  办公设备使用单位和个人，使用前应认真阅读使用说明书，熟悉操作步骤及安全注意事项，严格按照操作规程要求使用，防止发生安全责任事故。使用单位或个人未按照操作规程要求使用，发生安全责任事故的，将按照有关规定追究责任。

第十四条  办公设备使用过程中，任何单位和个人不得任意拆卸和乱拆乱改。如确实需要拆改或升级的，使用单位和个人须先提出书面申请，经主管部门批准后，方可进行。未经批准擅自拆改者，视情节及后果的轻重，给予批评或处罚。

第十五条  离校人员办理离职手续时，须填写《钟山职业技术学院离校人员仪器设备交接单》，并将所有领用、保管的办公设备与所在单位设备管理员进行清点移交后，经各系（院）、部门主管领导审核后方可办理离校手续。

 

五、办公设备的调剂与调拨使用

 

第十六条  各单位之间办公设备相互调剂使用的，由主管部门通过协商解决，对调剂使用的设备调剂单位要及时进行账面调整并报主管部门备案。对长期不投入使用或使用率极低的办公设备，主管部门有权将该设备收回或调剂至其他急需单位。对不主动申报多余固定资产或拒不执行调剂使用决定、造成积压浪费的单位，将由主管部门提请学校对该单位缓拨或停拨办公设备。

第十七条  调拨给外单位的办公设备，须经主管部门审核，并报主管院长批准同意后，由主管部门办理相关调拨手续。

 

六、办公设备的维修与保养

 

第十八条  电脑、照相机、摄像机、投影仪等贵重办公设备应有专人负责维修保养工作，做好预防性维修。维护保养的主要任务是：

（一）建立办公设备维护保养制度。

（二）定期对设备进行检测，做好检修记录。

（三）对设备使用情况做好记录并存档。

第十九条  办公设备维修采取审批制度，维修费用原则上由申请维修单位部门经费列支。如有特殊情况确需院经费解决的，由申请维修单位资产设备管理员向主管部门填写申报《钟山职业技术学院办公设备维修申请表》，经过主管院长审批同意后方可维修。

 

七、办公设备的丢失、损坏处理

 

第二十条  因管理不善、玩忽职守或违章操作等造成办公设备丢失、损坏的，由当事人负赔偿责任。

第二十一条  办公设备发生损坏、丢失事故等情况，使用单位的管理人员应及时填写《钟山职业技术学院办公设备报废、报损申请表》，并上报主管部门。由院长办公室负责调查，并视情节轻重，给予当事人必要的批评或处罚。

 

八、办公设备的报废

 

第二十二条  办公设备属于下列情况之一的，可以申请报废手续：

（一）因设备超出使用年限无法使用的。

（二）因技术性能落后，无法满足工作需要的。

（三）经多次维修，使用性能无法满足工作需要的。

（四）因主要基础部件损坏严重，维修费用超过使用价值的。

（五）因设备老化，存在安全隐患无法消除的。

第二十三条  使用单位申请报废办公设备，应先填写《钟山职业技术学院办公设备报废、报损申请表》，向院长办公室申报，并由院长办公室会同使用单位、财务处、纪委组成鉴定小组进行鉴定和审查，提出处理意见。

第二十四条  已批准报废的办公设备由院长办公室统一回收处理；未经报批报废手续的办公设备，使用单位不得擅自处理。

 

九、办公设备的清点与统计

 

第二十五条  各系（院）、各部门应制定本单位办公设备管理和检查清点制度，资产管理人员队伍要保持相对稳定。若资产管理人员有变动的，须按规定做好接替人员交接手续，并报主管部门备案。

第二十六条  主管部门每年不定期地对各单位办公设备进行检查清点工作，检查内容包括：

（一）帐物是否相符。

（二）设备的配置和使用情况，各种办公设备的使用率。

（三）多余设备是否申报，丢失、损坏、报废设备是否处理等。

 

十、附 则

 

第二十七条  院长办公室相关工作人员和各系（院）、各部门的设备管理员应认真学习本管理办法，熟悉各项规定，并在实际工作中严格执行和模范遵守。

第二十八条  本办法自颁布之日起实施生效。

第二十九条  本办法未尽事宜由院长办公室负责解释。